✅ Accedi al portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, crea la fattura elettronica online e inviala con firma digitale: semplice e sicuro.
Per fare una fattura elettronica con l’Agenzia delle Entrate, è necessario utilizzare il Sistema di Interscambio (SdI), una piattaforma digitale ufficiale che consente l’invio e la ricezione delle fatture in formato XML. Il processo prevede la compilazione del documento elettronico secondo il tracciato XML definito, la sua firma digitale (se prevista), l’invio tramite SdI e la ricezione della ricevuta che attesta l’avvenuta consegna o eventuali errori.
In questo articolo vedremo in dettaglio come preparare, inviare e gestire una fattura elettronica tramite l’Agenzia delle Entrate, illustrando gli strumenti messi a disposizione, i requisiti tecnici e le best practice per evitare errori comuni. Inoltre, forniremo una guida passo-passo per chi si approccia per la prima volta alla fatturazione elettronica e alcuni consigli utili per la conservazione digitale dei documenti.
Cos’è la fattura elettronica e perché utilizzarla
La fattura elettronica è un documento digitale strutturato secondo uno standard XML, obbligatorio per tutte le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, ad eccezione di alcune categorie esclusi per legge. L’obbligo è entrato in vigore nel 2019 per tutte le partite IVA, al fine di semplificare la gestione fiscale, ridurre gli errori e combattere l’evasione.
Strumenti ufficiali per emettere la fattura elettronica
- Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate: piattaforma web gratuita per compilare, inviare e ricevere fatture elettroniche senza necessità di software aggiuntivi.
- Software di terze parti: programmi gestionali o cloud che supportano la fatturazione elettronica con integrazione diretta con SdI.
- PEC (Posta Elettronica Certificata): modalità alternativa per inviare fatture elettroniche senza passare per il portale, ma che necessita di alcune configurazioni tecniche.
Come creare e inviare una fattura elettronica tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate
- Accesso: entrare nel portale Fatture e Corrispettivi con credenziali SPID, CNS o CIE.
- Creazione: utilizzare il servizio “Fattura elettronica – Invio” per compilare i dati obbligatori quali dati del cliente, descrizione dei beni o servizi, importi e aliquote IVA.
- Generazione del file XML: il sistema crea automaticamente il file nel formato corretto.
- Invio al Sistema di Interscambio: tramite il portale, la fattura viene inviata al SdI che la controlla e la recapita al destinatario.
- Ricezione notifiche: lo SdI restituisce una ricevuta di consegna o segnalazioni di errori, consultabili nel portale.
Consigli utili per evitare errori comuni
- Verificare l’esattezza del codice destinatario o PEC del cliente per evitare il ritorno della fattura.
- Controllare che i dati anagrafici e fiscali siano corretti e aggiornati.
- Non dimenticare di indicare la data corretta e la numerazione progressiva della fattura.
- Conservare digitalmente la fattura per almeno 10 anni secondo la normativa vigente.
Guida passo passo alla compilazione della fattura elettronica online
Compilare una fattura elettronica potrebbe sembrare un’impresa ardua, ma seguendo una guida dettagliata il processo diventa molto più semplice e intuitivo. Qui ti mostriamo come procedere passo dopo passo per creare una fattura online valida e conforme agli standard dell’Agenzia delle Entrate.
1. Accesso al portale dell’Agenzia delle Entrate
Il primo passo consiste nell’accedere al portale dedicato alla fatturazione elettronica. È necessario utilizzare credenziali SPID, CNS o Fisconline per autenticarsi. Consiglio pratico: assicurati di avere a portata di mano tutte le credenziali per evitare ritardi.
2. Selezione del tipo di fattura
Il sistema chiede di scegliere tra diversi tipi di fatture, come:
- Fattura verso privati (B2C)
- Fattura verso pubbliche amministrazioni (PA)
- Fattura verso soggetti IVA (B2B)
La scelta è fondamentale per configurare correttamente i dati obbligatori da inserire.
3. Inserimento dettagli del cedente/prestatore
In questa sezione vanno indicati i dati fiscali del mittente della fattura, tra cui:
- Partita IVA
- Codice fiscale
- Ragione sociale o nome e cognome
- Indirizzo
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Questi dati sono fondamentali per la validità fiscale del documento.
4. Inserimento dati del cessionario/committente
Qui si inseriscono i dati del destinatario della fattura. È importante verificare la correttezza della Partita IVA o del Codice Fiscale per evitare errori di trasmissione.
5. Descrizione dettagliata dei beni o servizi
Uno dei passaggi più importanti è descrivere in modo chiaro e preciso i beni venduti o i servizi erogati. Utilizza un linguaggio chiaro e professionale, specificando quantità, unità di misura e prezzi. Ad esempio:
- Consulenza informatica: 10 ore a 50€ l’ora
- Fornitura di prodotti elettronici: 5 unità a 200€ cad.
Consiglio: inserisci sempre il codice prodotto o il riferimento se previsto dal cliente per facilitare la riconciliazione.
6. Calcolo e inserimento delle imposte
La fattura elettronica deve includere il calcolo corretto delle imposte, come l’IVA. I principali casi sono:
| Tipo di imposta | Aliquota | Descrizione |
|---|---|---|
| IVA ordinaria | 22% | Applicata su beni e servizi standard |
| IVA ridotta | 10% | Per beni e servizi agevolati |
| Esenzione IVA | 0% | Per operazioni esenti o non imponibili |
Il sistema spesso effettua il calcolo automatico ma è buona norma verificare con attenzione la correttezza dell’importo finale.
7. Inserimento dati aggiuntivi e note
È possibile aggiungere informazioni supplementari come condizioni di pagamento, riferimenti d’ordine o note particolari. Questi dettagli possono facilitare la gestione amministrativa e il controllo incrociato.
8. Controllo e anteprima della fattura
Prima di inviare, verifica che tutti i dati siano corretti e coerenti. La funzione anteprima permette di visualizzare la fattura così come verrà ricevuta dal cliente o dall’Agenzia delle Entrate.
9. Invio e conservazione digitale
Una volta completata e controllata, la fattura va inviata tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Nota importante: conserva in modo digitale la copia della fattura per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa italiana.
Esempio pratico di compilazione
Immagina di dover emettere una fattura per un servizio di consulenza professionale di 8 ore a 60€ l’ora, con IVA al 22%. La fattura includerà:
- Descrizione: Consulenza IT
- Quantità: 8
- Prezzo unitario: 60€
- Imponibile: 480€
- IVA 22%: 105,60€
- Totale fattura: 585,60€
Questo esempio mostra chiaramente come strutturare e presentare i dati per una fattura precisa e conforme.
Ricorda: una fattura elettronica ben compilata non solo rispetta la legge, ma può anche migliorare il flusso di cassa e la professionalità percepita dai clienti.
Domande frequenti
Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un documento digitale obbligatorio per tutte le transazioni tra soggetti IVA in Italia, inviato e conservato tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
Come si invia una fattura elettronica all’Agenzia delle Entrate?
La fattura elettronica si crea tramite un software di fatturazione e viene inviata al Sistema di Interscambio, il quale la controlla e la recapita al destinatario.
Quali dati sono obbligatori in una fattura elettronica?
Devono essere presenti i dati identificativi del fornitore e del cliente, la descrizione dei beni o servizi, l’importo, l’IVA e il codice destinatario o PEC per la ricezione.
Come si conserva una fattura elettronica?
La fattura deve essere conservata digitalmente per 10 anni, utilizzando sistemi conformi alla normativa sulla conservazione sostitutiva.
Che cos’è il codice destinatario?
È un codice alfanumerico di 7 caratteri necessario per indirizzare la fattura elettronica al cliente attraverso il Sistema di Interscambio.
Tabella riepilogativa: Passaggi per fare una fattura elettronica
| Passaggio | Descrizione |
|---|---|
| 1. Preparazione | Raccogliere tutti i dati obbligatori del fornitore, cliente e operazione. |
| 2. Creazione | Utilizzare un software di fatturazione elettronica per compilare il file in formato XML. |
| 3. Invio | Trasmettere il file XML al Sistema di Interscambio (SdI) tramite canale telematico. |
| 4. Controllo | Il SdI verifica la correttezza formale e inoltra la fattura al destinatario. |
| 5. Ricezione | Il cliente riceve la fattura tramite PEC o Sistema di Interscambio. |
| 6. Conservazione | Archivio digitale a norma per 10 anni di tutte le fatture emesse e ricevute. |
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